Използва ли вашият офис платформа за незабавни съобщения като Slack или Google Hangouts? Понастоящем може да го използвате само за страничен чат на колегата си BFF или бързо да пингте шефа си, за да кажете, че закъснявате. Но ако не се възползвате от IM за рационализиране на работната комуникация и насърчаване на ефективно сътрудничество между вашия екип и други екипи, трябва. Ето правилния начин - и точното време - да използвате незабавни съобщения по време на работа.

IM или имейл?

Този имейл с едно изречение, отговор с две думи или бързо поздравяване работи добре в система за съобщения като Slack. Също така е идеален за текущи разговори, които изискват много напред и назад - тези, които не е задължително да заслужават определено, лична среща или телефонно обаждане , но е по-добре да оставите на незабавни съобщения, за да пощадите пощенските кутии на всички. Въпреки че електронната поща остава необходима за външна комуникация, платформата за съобщения може сериозно да намали вътрешния ви обем на имейли.

СВЪРЗАНИ: Справете се с вашата входяща поща завинаги с тези съвети за управление на имейли от професионалист

Организирам се.

Истинската сила на платформата за съобщения е способността да се каталогизира и организира информация, казва Анна Пикард, ръководител на комуникацията с марката в Slack. „За разлика от имейла, който може автоматично да бъде изтрит с течение на времето или деактивиран, когато някой напусне компанията, файловете и информацията, споделени в Slack, са винаги на разположение“, казва тя, „което дава на новите служители предимството на знанията на групата“. Организацията е от първостепенно значение. Създайте канали по тема или проект и поканете съответните хора на разговора. Трябва да разговаряте един на един? Използвайте функцията за директно съобщение, така че дискусиите в каналите да останат фокусирани върху темата.

Бъдете кратки.

Pickard съветва съобщенията да бъдат смилаеми, като се използват точки и дори емотикони. Ако нещо трябва да бъде обсъдено или обяснено допълнително, започнете отделна тема; в Slack, просто щракнете върху балончето за чат под отговор. Помислете за тази тема като за странична лента: Тя е хипер специфична и ви позволява да разработите тема, без да замъглявате по-големия разговор.

СВЪРЗАНИ: 6 неща, които имат общо всички ефективни работни имейли

как да премахнете петна от чаши за кафе

• От Кейлин Харис
• От Маги Сивър