6 неща, които имат общо всички ефективни работни имейли

Ако някога сте получавали имейл от колега с твърде подробни указания, объркани заявки или начин включени твърде много ненужни получатели, вие знаете за важността на ефективната комуникация по имейл на работното място. Имейлите, изпращани без организация или мисъл, всъщност могат да възпрепятстват работния поток, като цяло да дразнят хората и да причинят иначе неизбежна комуникация.

И така, как да създадете ясен, ефективен имейл, който постига точния баланс между подробен и кратък; такъв, който удря по всички правилни теми за всички правилни участващи хора? Първо трябва да знаете кога трябва да се изпрати нещо по имейл - за разлика от директно съобщение, лична среща , или телефонно обаждане . Имейлите са идеални за изпращане на по-дълги списъци с инструкции, проверка на проект или споделяне на файлове. Комуникацията по имейл също така ще осигури писмен запис на всички важни разговори, към които ще трябва да се обърнете по-късно. Ето шест неща, които всички ефективни писатели на имейли правят, преди да натиснат „изпращане“.

1. Увеличете реда на темата

Първо, първо ще искате да приспособите темата към съобщението и / или вашия отговор. Пишете ли на някой, който ви е изпратил имейл миналата седмица? Не изваждайте старо, несвързано съобщение и натискайте „отговор“ - получателят е забравил точно какво са ви написали преди седмица. Помогнете да ги ориентирате и съставете отговор със свеж темен ред, отразяващ или новата тема, или отговора ви на тяхното съобщение (да речем, Основна информация за най-новия ни клиент, Джейн Доу или Упътвания до новата ни къща в Кливланд), казва Пеги Дънкан, експерт по лична производителност в Атланта. По-малко вероятно е да объркате получателя и съобщението ви ще бъде по-лесно да се намери по-късно.

най-лесният начин да опаковате подарък

Второ, бъдете конкретни. Например тук е лоша / неясна тема: Среща на персонала. Сега ето по-добра: Моля, донесете този прикачен файл до 14:00. среща на персонала. Когато включите подробности, като необходимо действие или подробности къде и кога, помагате на получателя незабавно да прецени важността на вашето съобщение, казва Марша Игън, авторът на Детокс на входящата поща и навикът на съвършенството на електронната поща ($ 20; amazon.com ). Той също така ще им помогне да запомнят да изпълнят необходимата задача.

Не сте сигурни каква трябва да бъде темата? Помислете за ключовите думи, които бихте използвали, ако трябваше да намерите имейла по-късно, казва Ник Морган, автор на Чуваш ли ме? Как да се свържете с хората във виртуалния свят ($ 11; amazon.com ).

2. Предоставете подробни инструкции

Яснотата на писмените указания може да направи или наруши ефективността на работния имейл. Ако възлагате съответни задачи на група хора, разбийте ги по хора и използвайте точки, за да помогнете на всички да разберат точно за какво имате нужда от помощ, по-конкретно.

3. Изберете внимателно получателите

Напишете имейла, преди да добавите получателите, казва Ванеса Ван Едуардс, автор на Привлечете науката за успех с хората ($ 12; amazon.com ). Това не само ще предотврати ужасното случайно изпращане, но и ще ви позволи да добавите получатели въз основа на съдържанието на имейла. Искате ли да избегнете тези дълги вериги за имейли за много хора? Ако имате нужда от няколко души, които да коментират нещо, например документ, помислете за създаване на файл за споделяне (като Google Doc), където всеки може да предложи промени в едно пространство, без да изпраща хиляди имейли.

СВЪРЗАНИ: Всичко, което трябва (и не трябва) да включвате в имейл извън офиса

4. Нарежете дренажния език

Имейл за snafu, който се нуждае от поправяне? Вместо да водите поетично за това какво съпротивление е или чия е вината, фокусирайте се върху необходимо действие за отстраняване на проблем. Например, вместо да кажем: „Клиентът има проблем с нашата презентация и ще бъде трудно да се поправи“, опитайте: „Бих се радвал на вашата помощ, за да поправите нещо, което клиентът извика при нашето обаждане“. Това ще направи даване на отрицателна обратна връзка или заявяване на неприятни задачи по имейл по-ефективно.

5. Включете инструкции за отговор

Дори когато вашият имейл не изисква отговор (ще бъда на лекар при следващите два часа или Можете да предадете доклада си утре, вместо днес), много хора се чувстват длъжни да го потвърдят с ОК или Благодарности. Дайте на тези хора лесен достъп. Ако не искате да получите отговор, включете „Не е необходим отговор“ в края на съобщението си, казва Дънкан. Спестява време от двата края и спира безполезни имейли от претрупани кутии. Освен това не се колебайте да пишете предварително благодаря, когато задавате въпрос на някого. Това ще ви попречи да се почувствате изкушени да изпратите едноредовна Благодарност, когато човекът пише обратно.

6. Не ставайте твърде лични

Имейлите са за факти, а не за чувства, казва Игън. Поради липсата на изкривяване на гласа и езика на тялото в дигиталната кореспонденция, определени настроения - как се чувствате за колега, какво мислите за партито на съседа - могат лесно да бъдат тълкувани погрешно. Ако искате да повдигнете чувствителен (или по-малко от положителен) проблем, вместо това им се обадете.

работни места, които помагат за изплащане на студентски заеми

СВЪРЗАНИ: 7-те заповеди на етикетния етикет, който всеки трябва да следва

  • От Кейлин Харис
  • От Андра Чантим
  • От Маги Сивър