Всички разчитаме на имейл за незабавна кореспонденция - и уверение, че нашият пакет Amazon всъщност е на път. Но е безопасно да се каже, че при всичките си похвални предимства, вашата поща за електронна поща може бързо да се превърне в проклятието на вашето съществуване, ако не бъде отметнато. А гледката на претрупана входяща кутия е непосредствен стресор за почти всички.

Редовната проверка на имейла е ежедневна задача, която е невъзможно да се избегне и колкото и усърдно да натискате „отговори на всички“, управлението на монтираната пощенска кутия е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. И ако сте по-малко усърдни - както е, вие сте по-склонни да позволявате на вашите имейли се трупат неадресирани - че липсата на организация на входящата поща (и безпокойството, че сте в дълг по имейл) е вероятно засягаща вашата производителност повече, отколкото си представяте. За щастие има изход от хаотичната дупка на пощенската кутия. В усилията си да управляваме по-добре непокорните си пощенски кутии, ние използвахме професионалисти за производителност за спестяване на време (прочетете: животоспасяващо) хакове за управление на имейли, които ще ни доближат толкова много до привидно неуловимата Inbox Zero.

СВЪРЗАНИ : 6 неща, които имат общо всички ефективни работни имейли

подобни продукти

1 Проверете имейла само за 15 минути наведнъж

Според експерт по производителност и основател на Inkwell Press , Тоня Далтън, можете да увеличите вашата производителност, като проверите имейлите накратко, 15-минутни изблици . „Ще бъдете изненадани от това колко имейла можете да прочетете и да отговорите за кратък период от време, когато проверявате пощенската си кутия на партиди“, казва тя. „Ключът е да настроите таймер, така че да знаете кога са изтекли 15-те ви минути и кога е време да преминете към друга работа.“

как да почистите бижута у дома

две Планирайте времеви блокове за имейли

В същия дух имайте навика да планирате определени часови блокове (от 15-ина минути) чисто за проверка на имейли. Четенето на имейли постоянно, докато те се каскадират във вашата пощенска кутия, в крайна сметка възпрепятства производителността. За професии, при които постоянната комуникация е от решаващо значение, установяването на график може да не е реалистично. Но ако погледнете дълго и упорито работата си, може да откриете, че е възможно да се определи времето за четене на имейли, да речем, на всеки 60 или 90 минути. Задайте сигнали в календара си, докато не влезете в рутина. Ако някой наистина трябва да се свърже с вас, той ще ви изпрати имейл отново, изпрати директно съобщение или се обадете. Ако преглеждате имейли на телефона си, маркирайте тези, които трябва да проследите, като непрочетени, за да не забравите да отговорите по-късно.

СВЪРЗАНИ: Забравете управлението на времето— Внимание Управлението е по-добрият път към производителността

3 Целево използвайте папката Чернови

Не позволявайте на вашата електронна поща да се превърне в списък със задачи, нещо, през което преминавате от горе до долу “, казва Чарлз Дюхиг, журналист и автор на бестселъри По-умен, по-бърз, по-добър . Това е възможно най-лошият списък със задачи, защото буквално всеки може да го добави.

Създайте свой собствен списък със задачи по имейл, като отворите само тези, които се нуждаят от вашето внимание. Потърсете важни имейли, които изискват незабавни отговори (например за приоритетни проекти или от вашия шеф). и отворете само тези съобщения - или натиснете отговор. Дръжте прозореца за отговор отворен на компютъра си или оставете черновата в папка чернови. Това е вашият списък със задачи: този набор от отговори. Използвайте предписаното от вас време за електронна поща, за да пишете внимателни, убедителни отговори, вместо да се опитвате да разкъсате по-голямо количество по-малко подходящи неща. По този начин целта ви може да бъде да постигнете празна папка с чернови, а не първоначално празна входяща поща.

4 Получавайте имейли в партиди

Ако не можете да не проверите всеки път, когато чуете пинг, лесен начин за управление на постоянния бараж на имейла във входящата ви поща (и ограничаване на разсейването) е да използвате инструмент като Групова пощенска кутия приставката за Gmail може да ви спести от постоянно разсейване. Той групира вашите имейли и ги изпраща на вълни, но само в точното време по ваш избор.

5 Безмилостно отписване

Изтриването на неподходящи бюлетини и известия за продажби едно по едно може да създаде илюзията за производителност, но разнасянето през една и съща нежелана поща седмица след седмица само увеличава неефективността на имейлите. „По закон всички бюлетини трябва да включват връзка за отписване“, казва Далтън. „Отделете време, за да кликнете върху тази връзка, за да подадете заявката си за отписване. Това е 10-секундна инвестиция, която ще се изплати под формата на по-чиста пощенска кутия. '

са безопасни продуктите на rodan и fields

Далтън също така отбелязва, че не е необходимо да се регистрирате за приложение или услуга за отписване по имейл, за да освободите входящата си кутия от бъркотия. „Много от тези програми всъщност продават вашия имейл адрес на други компании, за да ги поддържат в бизнеса“, добавя тя.

СВЪРЗАНИ: Как да почистите телефона си

6 Включете функцията за визуализация

Използвайте функцията за предварителен преглед на вашата програма за електронна поща, ако има такава (повечето от тях я правят). Това ще ви позволи да надникнете в първите няколко реда на съобщение в отделен прозорец, така че няма да се налага да го отваряте изцяло, за да го прочетете, и можете да изтриете незабавно боклуците незабавно. (Бонус: Това също така намалява шансовете ви да отворите съобщение с прикрепен вирус.)

7 Докоснете имейлите само веднъж (и използвайте петте D)

Далтън предлага да предприемете действия веднага щом отворите съобщение, като разгледате 5-те D: Направете, делегирайте, изтрийте, отложете и посочете. „Направете бързо имейлите, които изискват по-малко от две минути действие, и делегирайте тези, които изискват действия от чужда страна“, казва тя. Незабавно се отпишете и изтрийте съобщения, които не изискват действие, и отложете тези известия, които изискват повече от две минути действие, за да завършат. И накрая, файл имейли, които съдържат подходяща информация в отделна папка, за да можете да ги намерите по-лесно в бъдеще.

колко време да размразите замразена пържола

СВЪРЗАНИ: 7-те заповеди на етикетния етикет, който всеки трябва да следва

8 Папките са ваш приятел

Когато използвате входящата си поща като място за съхранение по подразбиране, тя бързо се превръща в цифрово чекмедже за боклуци, което прави трудно намирането на това, от което се нуждаете, казва Пеги Дънкан , експерт по лична производителност в Атланта. Можете да сортирате съобщенията ръчно в папки, разбира се, но дори по-добре, можете да настроите автоматични филтри, които насочват съобщенията директно към предпочитана папка. Например известията от Facebook могат да отидат направо в папка на социалните медии. Всички съобщения от маркетинговия екип ще се подават директно във вашия файл Маркетингови инициативи. (Gmail прави това автоматично, но можете да настроите подобна система с други имейл услуги, като Microsoft Outlook.) След като всички имейли от един тип, като бюлетини, са групирани в собствената си папка, можете да изберете всички и да изтриете нежеланите с едно щракване. Намерете автоматична настройка за сортиране на имейли, която работи за вас и вашите задачи, след което се придържайте към нея.

9 Изгответе консервиран отговор

Ако получите множество съобщения, съдържащи подобни заявки, Далтън съветва да напишете консервиран отговор по подразбиране, който можете да коригирате и персонализирате леко с всеки отговор по имейл. „Запазете отговора по подразбиране като един от вашите имейл подписи, за да можете лесно да попълните автоматично тялото на имейлите си“, казва тя. Гений, нали? (Просто не забравяйте да промените за получателя и обстоятелствата.)

СВЪРЗАНИ: Как всъщност да свършите нещата, докато работите от вкъщи

10 Създайте акаунт за псевдоним за сортиране на поща

Много имейл платформи (включително Gmail) ви позволяват да създавате псевдоними, които всички се подават в една входяща поща. „Настроих акаунтите си за псевдоними, за да ги подавам в една папка“, казва Далтън за тактиката, която използва за организиране на сметки и други важни финансови документи. „Не се занимавам с нито един от тези имейли до петък сутринта, когато отделям време да седна и да подредя всичките си финанси.“

с какво мога да заменя изпареното мляко в тиквения пай

единадесет Просто. Не го прави. Отговор.

Ето, казано е. Този съвет надхвърля работата с очевидна нежелана поща - и очевидно не оправдаваме призрака на шефа ви. Говорим за това съобщение от вашия колега на две бюра надолу. Духиг твърди, че често хората задават въпроси, когато вероятно могат сами да намерят отговорите. И ако не отговоря, ще отидат да намерят тези отговори. Как прилагате този вид мислене, без да се чувствате груби? Като се притеснявате повече за себе си и за собственото си време, отколкото за времето на другите (ах!). Мантра за практикуване: Няма причина да отговарям на хората, просто защото ми изпращат имейл.

12 Преосмислете Inbox-Zero Dream

Това може би не е най-подходящата перла на мъдростта за всички - има нещо изключително удовлетворяващо за много хора в това да завършите и започнете всеки ден с чиста пощенска кутия. Но за вас може би това очакване е нереалистично и дори малко задушаващо. Религиозното изпразване на входящата ви поща може да е загуба на време (а може би наистина и за нещо друго), казва Дюхиг. Натискането на изтриване, изтриване, изтриване може да е задоволително или да изглежда продуктивно, но защо да се притеснявате? Той поставя въпроса: Правите ли го, защото ви кара да се чувствате добре или защото всъщност е полезно? И ако не е полезно, може би не се нуждаете от чиста пощенска кутия - а може би трябва да спрете да използвате това като барометър на успеха.

СВЪРЗАНИ: 8 експертни съвета за цифрово деколиране за намаляване на времето на екрана