Независимо дали вашата кореспонденция е лична или професионална, ние всички сме виновни, че от време на време сме извършили фалшив имейл. (Ако само бихте могли да изтриете паметта за препращане на този неподходящ имейл на грешния човек!) Следващият път, когато изготвите съобщение за масите, следвайте тези заповеди на етикета на имейла, за да избегнете досадни комуникации.

СВЪРЗАНИ: Всичко, което трябва (и не трябва) да включвате в имейл извън офиса

подобни продукти

1 Отговорете на всички с повишено внимание

Не отговаряйте на всички, освен ако всеки отделен човек от този списък за разпространение не трябва да знае какво трябва да кажете, казва Ейми Симингтън, главен изпълнителен директор на Finesse Worldwide. Тя предлага да прегледате имената в списъка и да отговорите само на тези, които действително се нуждаят от вашия отговор. Това може да означава да отговорите само на подателя или на трима от седемте получатели. И ако вашият мениджър или колега иска да бъде копиран върху нещо, уважете нейната молба.

Замислените отговори могат да спестят време на другите. Независимо дали става въпрос за бизнес или социални причини, хората ще започнат да се дразнят от поток от незначителни имейли, защото трябва да спрат, за да ги отворят, казва Даян Готсман, основател на протоколското училище в Тексас. Така че помислете два пъти, преди да отговорите на всички с Не мога да го направя, следващия път, когато бъдете поканени на обяд.

две Никога не оставяйте празен ред на тема

Добрата тема помага на получателите да приоритизират имейлите, казва Лизи Пост, съ-домакин на подкаста Страхотен етикет. Каквото и да правите, не го оставяйте празно. Когато създавате тема, направете я конкретна и кратка и наблюдавайте правописа и граматиката си. Това е първото нещо, което човек забелязва, казва Пост.

СВЪРЗАНИ: Организирахте работния си живот в 5 прости стъпки

Тъй като темата трябва да отразява съдържанието на имейла, експертите препоръчват актуализиране на темата по време на разговора. Избягвайте тематичните редове, които могат да омаловажат спешността на имейла (помислете: бърз въпрос за заглавие на голям работен проблем) или да накара някой да пропусне съобщение, което според нея вече е прочело, обяснява Готсман. Тя предлага да се започне нова тема, ако имейл се отклони твърде далеч от оригиналното съобщение.

3 Отговорете своевременно

Въпреки че експертите не са съгласни относно подходящото време за реакция на имейлите, те се съгласяват, че почти всеки имейл заслужава отговор. Ако един обикновен отговор (Разбрах, благодаря или звучи като добър план) е достатъчен, опитайте се да отговорите веднага щом прочетете имейл.

Понякога имейл ще изисква информация, която може да отнеме няколко дни, но това не означава, че имате право да оставяте хората да висят. Кажете им, че сте получили имейла им и ще се върнат, когато можете, казва Symington.

И не забравяйте да използвате съобщение за автоматичен отговор, ако пътувате или извън офиса , добавя тя, така че другите знаят, че не трябва да очакват отговор.

4 Напред с повишено внимание

Уверете се, че препращате към правилните хора по правилните причини, казва Пост. Преди да препратите, оценете чувствителността на съдържанието - което включва всички прикачени файлове и имената и информацията за контакт за всички, свързани със съобщението. Някои хора биха предпочели информацията за контакт да остане лична. Ако дадена тема съдържа твърде много подробни точки от дискусия, започнете нов имейл.

СВЪРЗАНИ: Как да се справим с 5 изключително досадни ситуации на колеги

5 Кажете на някого дали е била хакната

Всички сме били там. Вирусът се задържа и преди да разберем, изпращаме дядо с връзки, които биха накарали всеки да се изчерви. Ако получите очевидно вирус, уведомете жертвата, която може да не е запозната с това, което се случва. Просто кажете: „Исках да ви уведомя, че това се случва“, казва Симингтън. Това е хубаво нещо да се направи.

6 Уважавайте изкуството на изпращането на имейли

Вие държите да направите добро впечатление лично, така че защо да не държите вашата имейл персона на същия стандарт? Имейлът е отражение на вас и трябва да се пише като писмо повече от текст, като същевременно се има предвид краткостта, казва Симингтън. Проверете правописа си, граматиката и пунктуацията. Всички главни букви означават, че крещите, а всички малки букви означават, че сте мързеливи. Твърде много шрифтове, цветове и усмивки могат да бъдат дразнещи, добавя тя.

Бъдете приятелски настроени, без да се опитвате да прекалявате с хумора. Грешка от страна на предпазливостта, дори ако имате чувство за хумор, казва Готсман. Тонът е твърде често объркан в имейла и не искате да излизате като непрофесионален, защото някой не разбира шегата ви.

7 Запомнете: Няма имейл на вечеря

Едно е, ако хапвате небрежно със значително друго (а датата е утре), но абсолютно не проверявайте имейлите на вечеря, казва Пост. Що се отнася до срещите в офиса, това зависи. Ако колегите носят телефони или лаптопи в конферентните зали за достъп до имейли по време на срещи, тогава вероятно е добре. Имайте предвид, че фирмените култури ще имат различни политики по отношение на електронната поща, казва тя. Познайте естеството на имейлите в работата си, за да бъдете подходящи.