Организирането на работа води до пристрастяване. Разбира се, необходим е някакъв импулс, за да започнете, но след като сте създали системи, които работят за вас, всичко щраква. Това е нещо като да изчистите хладилника си - от време на време трябва да влезете дълбоко, но това се отплаща всеки ден, казва Сю Расмусен, треньор, който работи с професионални жени. Опитайте тези съвети, за да стартирате организационно веселие във вашия офис.

подобни продукти

1 Обновете входящата си поща.

Оценявайте имейлите, които получавате всеки ден. Получавате бюлетини или актуализации, които не ви обслужват? Отпишете се, казва консултантът по производителност Карсън Тейт, основател на консултантската фирма за производителност Работа просто . Ако даден имейл ще отнеме по-малко от няколко минути, направете го веднага, дори ако това означава да го изтриете или архивирате. Ако отговорът трябва да бъде по-ангажиран, опитайте да промените темата на елемент за действие. Да кажем, че получих имейл за преразглеждане на презентация на PowerPoint. Това е моята стъпка за действие, която въвеждам в темата, за да не се налага да препрочитам имейла, казва Тейт. Може ли вашият имейл сървър да автоматизира определени неща, които често правите? Превърнете често срещаните отговори в подписи или опитайте автоматично подаване: Можете да напишете правило в Outlook за автоматично преместване на съобщения от директни отчети в папката им с файлове, казва Тейт, което е чудесно за намиране на неща по-късно.

две Вземете дръжка за календара си.

Поставете всичко, което правите, в цифров календар - включвайте срещи, да, но също така блокирайте времето за обяд. Календарът е визуална проява на вашето време и вие трябва да го използвате като план за деня си, а не като място, където другите да планират деня ви вместо вас, казва Джон Зерацки, съавтор на Намерете време: Как да се фокусираме върху това, което има значение всеки ден ($ 19; amazon.com ). Rasmussen харесва Acuity Scheduling, платформа, която ви позволява да проверявате наличността си с клиенти и колеги. Организираният календар може да покаже колко добре (или лошо) управлявате времето си, отбелязва Зерацки. Когато седмиците се почувстват наистина луди, ще погледна назад. Малко размисъл ми помага да планирам по-добре в бъдеще.

уникални подаръци за 30 годишна жена

3 Бързо почистете пространството си.

Стремете се да намалите свободните документи на бюрото си, казва Расмусен. (За да намалите още повече бъркотията, сканирайте документите, които искате да запазите, и създайте a Google Диск папка за файловете, така че да имате достъп до тях навсякъде.) Сортирайте документите в категории въз основа на това дали трябва да ги прочетете, да ги подадете, да се изпратите по поръчка, да се обадите на някого или да отидете онлайн, за да проследите. Чувствате се претоварени от цялата хартия? Изберете само една област от работното си пространство - тя може да бъде колкото едно чекмедже или колкото целия ви работен плот - и изчистете всичко, което знаете, че не ви е необходимо. Повторете на повече области, докато покриете целия си офис.

4 Пренаредете и вашето цифрово пространство.

Заемете организационната структура, която имат смартфоните. Подобни приложения (например здравни приложения или приложения за пазаруване) могат да бъдат групирани в папки. Тейт предлага да го използвате като ръководен принцип за организиране на вашите компютърни файлове. Добавянето на дати към имената на папки също може да бъде полезно; това е подходящ момент да проверите насоките за запазване на цифрови записи на вашата компания и да разберете колко време трябва да съхранявате документи и какво можете да изхвърлите в кошчето. За документите, които съхранявате, помислете как и кога ги извличате, казва Тейт. Файловете, които често използвате, трябва да имат лесен достъп. За да назовете файлове за вашата система за извличане, погледнете документа и се запитайте: „Какво е първото нещо, за което се сещам, когато погледна този документ?“ Каквото първо ви хрумне, е името на вашия файл, казва тя.

5 Направете по-интелигентен списък със задачи.

Лорън Макгудуин, основател и главен изпълнителен директор на Кариера Контеса , кариерен сайт за жени, предлага да записвате задачи на следващия ден, преди да напуснете офиса всяка вечер. Опитвам се да поставя задачите си в приоритетни нива. Разделям ги на „висок приоритет“, „лесни победи“ и „мога да изчакам следващия ден“, казва тя. Това й помага да включва лични задачи, като упражнения, защото тя може да види кога ще има джобове от време. Дали да направите списъка си цифров или аналогов зависи от вас. Някои изследвания показват, че записването на задача може да ви направи по-вероятно да я постигнете. Тейт казва, че предпочита дигиталните списъци, защото може да е трудно да се концептуализират бъдещи проекти, ако нямате физическо пространство за тях във вашия хартиен планер; можете лесно да следите бъдещите месеци и години в цифров.

най-добрата аптечна маска за лице за чувствителна кожа