В работния свят има малко повече приветствани съкращения от OOO. Освен че сте шлюз за обещание към безгрижно съществуване, задаването на съобщение извън офиса на работния ви имейл е практичен начин да уведомите колегите и клиентите си, че ще бъдете трудни за достигане - ако не и недостижими - за определено количество време. Така че, въпреки че няма нужда да го преосмисляте (тук не пишете роман), има значение какво включвате.

носейки спортни сутиени през цялото време

Може да се почувствате малко неудобно и роботизирано да напишете предварително съобщение извън офиса, но е необходимо и полезно за всеки, който може да се опита да достигне, докато отпивате Mai Tais на плажа или планирате Мачу Пикчу. (Плюс това, задаването на съобщение за отсъствие ще ви помогне да се изключите и да се отпуснете, ако имате проблеми с напускането на работа на работа.) Ето какво да кажете (и какво да не кажете) в автоматичния отговор на ваканцията си.

СВЪРЗАНИ: 9 начина да спестите за ваканцията, която заслужавате

1. Включете поздрав и излизане.

Разбира се, начина, по който стартирате съобщение на OOO, ще зависи от вашите лични предпочитания и работна среда. Въпреки че голямо „здравей“ не е абсолютно необходимо, трябва да започнете някъде и е хубаво да добавите човешко докосване. Ако скоча направо в момента съм извън офиса ... се чувства прекалено странно и откъснато за вас, улеснете го с едно просто „Здравей“ или „Благодаря за имейла ви“.

Същото се отнася и за вашия подпис. Вие сте добре дошли да спрете с датата на завръщането си, но ако има смисъл да завършите с нещо като „Благодаря!“, „Най-добре, (вашето име)“ или „Приятен уикенд (или вмъкнете почивка тук)! ', продължете.

2. Включете колко дълго ще бъдете навън.

Споменете началните и крайните дати: Ще пътувам от 3 до 7 юли и няма да проверявам имейла. Ще отговоря на бележката ви възможно най-скоро, когато се върна в офиса на 8 юли. (Не забравяйте да изключите вашия ваканционен отговор, когато се върнете!).

3. Включете дали ще проверявате имейл или не.

Съобщението далеч не е полезно само когато излизате напълно от мрежата. Може да пътувате по работа или да работите отдалечено, правейки комуникацията спорадична и WiFi връзката неефективна. Ако няма да проверявате или отговаряте на имейли, кажете го (вижте горния пример). В противен случай е полезно да зададете съобщение, предупреждаващо хората, че няма да бъдете толкова надеждно достъпни поради пътувания или задължения на място. Всичко е свързано с определяне на очакванията за тези, които се опитват да се свържат с вас. Например: Благодаря ви за бележката! Ще пътувам за фотосесия до 3 юли и ще проверявам периодично имейлите / имам ограничен достъп до имейл и може да отговоря бавно.

4. Включете как да се свържете с вас (ако изобщо).

Ако ще бъдете на разположение в някакво качество, очертайте как точно да се свържете. Например: Няма да проверявам имейли, но ако по някаква причина трябва да се свържете с мен, моля, свържете се с мен на мобилния си телефон ... Или: Ако това е чувствително към времето, моля не се колебайте да ми изпратите отново имейл на (дата, на която return), така че е в горната част на входящата ми поща. Или: За спешни заявки, моля, свържете се (име на асистент, колега, на свободна практика или друго налично покритие в офиса). Преди да включите информация за контакт на друг колега във вашия OOO, изчистете ги с тях - дори ако сте техният началник, хедс-апът все още е приятна учтивост.

5. Избягвайте ненужните лични данни.

Ако сте в отпуск по майчинство / бащинство или сключвате брак през този уикенд (!), Това е напълно добре да се включи - но това е дотолкова, доколкото личният обмен трябва да премине в автоматичен отговор. Помислете как бихте могли да реагирате на нечие съобщение отвън, в което се споменават твърде много лични данни. Искате лицето от приемащия край да знае а), дали ще отговаряте на неговия имейл или не, и б), когато може да очаква да ви отговори. Всичко друго вероятно е TMI, така че бъдете прости.

СВЪРЗАНИ: Най-добрият начин за подписване на имейл, ако искате бърз отговор