Дайте обратна връзка бързо, но не веднага.
Не чакайте годишен преглед, за да извикате области за подобрение. Обърнете внимание на проблемите бързо, така че детайлите да са свежи в съзнанието ви. Ден след инцидент е сладкото място; като имате малко време, потушава твърде горещите емоции и ви позволява да се подготвите и да бъдете по-внимателни с думите си. В момента и двете страни ще имат по-силна, по-малко полезна реакция, казва Дженифър Портър, управляващ партньор на Сватбена група , фирма за развитие на лидерство и екип. Годишните или тримесечните прегледи трябва да обхващат цели и да се съсредоточават върху бъдеща обратна връзка - например какво трябва да направи някой повече или по-малко, за да напредне в кариерата си (Ако искате да станете по-опитни в анализа на данни, виждам, че прескачате към следващо ниво).

Помнете намерението си.
Помислете защо първо искате да споделите обратна връзка. Правите това, защото искате да помогнете на човека да успее, казва Портър. По това време може да се почувствате по-малко доброжелателни от това - може би си мислите, че просто трябва да ограничите лошите навици или да поправите небрежната работа, но всякакъв вид обратна връзка помага на вашия екип да се учи и расте. Вие също искате да спечелите тяхното доверие. Ако не предоставите обратната връзка, някой друг ще направи и може да не свърши толкова добра работа, колкото бихте направили вие, казва Фрейян Билимория, директор на отдел „Човешки операции“ в Споделяне на умения , онлайн общност за обучение. По време на разговора изразете намерението си. Кажете, казвам ви това, защото ми пука за вас и искам да бъдете възможно най-ефективни.

Помислете за съдържанието, а не за доставката.
Много мениджъри се притесняват как ще смекчат удара вместо това, което ще кажат, казва Портър. Това е като да се подготвите за изказване и да се съсредоточите върху това, което ще носите, а не върху съдържанието на презентацията си, отбелязва тя. Задайте си въпроса: Какво е основното ми послание? Какво се надявам този човек да отнеме от разговора? Какво искам да се случи по-нататък? Запишете какво ще кажете и практикувайте под душа или на доверен колега. Включете се в поведението или действията, вместо да обсъждате чувствата, и дайте конкретни примери, както забелязах, че сте прекъсвали хората шест пъти в тази среща (в сравнение с това, че сте груби с колегите си).

СВЪРЗАНИ: Ето точно как да получите гъвкав график на работа

Започнете с въпрос.
Дискусията трябва да бъде диалог, а не монолог. Кажете, бих искал да проведа разговор с вас, за да споделя някои отзиви. Добре ли е? Човешката природа е да каже „да“, но като поискате разрешение, можете да укрепите връзката си, казва Портър. Друга тактика: Накарайте другия да води разговора. Кажете, бих искал да поговоря с вас х . Какво мислите, че мина добре? Какво мислите, че не? Дайте на служителя си време да отговори. В много случаи те вече знаят къде им липсва, казва Фран Хаузер, автор на Митът за хубавото момиче ($ 16; amazon.com ). Когато поставите разговора като сътрудничество, а не като критика, тонът е по-подкрепящ.

Използвайте по-малко думи.
Бъдете възможно най-конкретни. Неясни или клиширани фрази (трябва да поработите върху присъствието си на ръководител) или обратна връзка със захарно покритие са объркващи за слушателя, което увеличава вероятността те да пропуснат изцяло вашата гледна точка. Ако използвате 100 думи, за да кажете, че някой е пропуснал краен срок, вие прекалено обяснявате, казва Портър. И след като се заредите с пълнители и омекотители (знам, че сте преуморени), обратната връзка започва да се чувства лична и пристрастията може да се промъкне, казва Билимория. Вместо това преминете към въпроса и споменете какво сте наблюдавали. Кажете, забелязах, че пропуснахме крайния срок за последните два доклада. Какво стана?

Не напоявайте съобщението си.
Често срещаният навик да се прихваща отрицателна обратна връзка между две парчета похвала може да е инстинктивен, но това е една от най-големите грешки, които мениджърите правят, казва Билимория. Скриването на обратна връзка в комплиментите за изхвърляне отнема силата на думите ви. Хората виждат, че идва; тогава те ще отхвърлят положителното, ще изчакат отрицателното и няма да се доверят на това, което имате да кажете, казва Портър. Какво можете да направите, за да бъдете любезни, но директни: Изразете положителната обратна връзка, казва Хаузър. Кажете, много неща вървят добре, но имам конструктивна обратна връзка за някои неща, които се нуждаят от подобрение, или имам съвет, който може да ви помогне.

СВЪРЗАНИ: Справете се с вашата пощенска кутия завинаги с тези съвети за управление на имейли от професионалист

Осигурете контекст.
Защо ви интересува дали някой доставя работа късно? Или не форматира презентациите перфектно? Отговорите може да са ви очевидни, но служителят трябва да разбере защо стои зад вашата обратна връзка. Опитайте се да поставите конкретни бележки в по-голямата картина - например, когато нашият отдел закъснее с работа, това засяга и други екипи, или когато финансите ви изглеждат разминати, това може да даде на хората липса на доверие във вашите номера. Обяснението защо вашите отзиви са важни, казва Хаузър, може да улесни доставянето и чуването.

Бъдете съпричастни.
Получаването на критични коментари е трудно. Няма значение колко умели сте в предоставянето на обратна връзка. Все още боли, казва Портър. Не бъдете прекалено сурови, слушайте перспективата на другия човек и бъдете спокойни. Освен това избягвайте думата, ако можете. Фините избори на думи могат да накарат разговора да се чувства по-скоро като диалог, отколкото като атака, казва Хаузър. Например, вместо да кажете „Това мисля, че бихте могли да направите по различен начин, кажете:„ Това според мен би могло да бъде направено по различен начин.

Направете го лице в лице.
Предоставянето на трудни новини по имейл или телефон е изкушаващо, но личното съвещание (или чрез Skype или FaceTime) е по-ефективно, казва Хаузър. Тя ви позволява да четете невербалните знаци и емоционални намерения. Да бъдеш лице в лице е единственият начин да гарантираш, че другият човек може да усети твоето състрадание, казва Хаузър. Освен това, ако не можете да видите служителя си, ще бъде по-трудно да разберете дали той е разстроен или дори обръща внимание на това, което казвате. Седнете изправени и поддържайте контакт с очите, колкото и трудно да е, казва Хаузър.

Имайте план за проследяване.
Завършете разговора с обсъждане на следващите стъпки. Попитайте как можете да бъдете полезни и решете заедно кога да говорите отново (дни, седмици или месеци по-късно, в зависимост от проблема). След това се регистрирайте след ден-два, за да видите как се чувства другият. Естествено е приемникът за обратна връзка да се отдалечи малко ранен от разговора, дори да е бил продуктивен, казва Портър. Трябва да дадете на хората време за обработка, казва Билимория. Ключът към силните връзки е връщането назад. Когато го направите, ще спечелите доверие, което ще улесни споделянето на отзивите следващия път.

Не забравяйте да дадете и похвала.
Направете предоставянето на положителни отзиви част от вашата рутина - не просто го вкарвайте в неприятни разговори. Въпросът не е просто да умилостивите хората или да дадете на всеки трофей; положителната обратна връзка е инструмент за професионално развитие. На първо място, това е конструктивно - полезно е хората да знаят какво правят добре, за да могат да продължат да го правят. Второ, помага да се създаде култура, която е по-отворена и толерантна към обратната връзка, казва Портър. Бъдете конкретни и тук. Кажете, наистина ми харесва начина, по който се справихте с това предизвикателство, или оценявам, че разговаряхте с други отдели, за да получите техния вход. И го казвайте често. За всяка критика трябва да давате поне пет похвали, казва Хаузър. Това води хората до място, където те жадуват за обратна връзка.