Определете какво да делегирате

Нула в задачите, които помагат на вашата кариера. Първо, отделете 15 минути, за да напишете изчерпателен списък със задачи. Това ви позволява да изчистите ума си и да насочите фокуса си към действие, казва Тифани Дуфу, автор на Пуснете топката: Постигнете повече, като правите по-малко . Оценете всяка задача спрямо по-общата картина: Кое наистина ще стимулира успеха на даден проект или ще ви помогне да осигурите промоция? Превключете перспективата си от „Какво трябва да се случи днес?“ На „Какво се опитвам да постигна?“, Съветва Дуфу.

Планирайте времето си. Има само 24 часа на ден - и трябва да спите. Виждайки пълния ви списък със задачи ще ви накара да се замислите: Кога всъщност ще направя всичко това? казва Мери Джейн Нирдлингер, помощник управител на град Чапъл Хил, Северна Каролина. Отговорете на този въпрос, като използвате календара си, за да планирате и планирате задачите си - като вземете предвид времето за подготовка на мозъка, хранене и проверка на имейли - точно както бихте направили среща, казва тя. Поставете и тези времеви блокове. Склонни сме да подценяваме колко време отнема да се свършат нещата, казва Дуфу. Бързо ще разберете, че можете да се поберете само толкова много. И ако нещо все още е приоритет, ще трябва да намерите някой друг, който да го направи, казва Nirdlinger.

Приоритизирайте задачи, които само вие можете да правите. Това не са неща, които непременно можете да направите по-добре; те са неща, с които само вие имате уменията, мрежата или политическата разбиране, казва Дуфу. Може да сте единственият, който може да изнесе речта, но можете да помолите за помощ при подготовката на слайдовете за презентация, казва тя. Запазете всичко, което изисква вашата отчетлива гледна точка. Никога не бих делегирал нищо, което изисква истинска автентичност, като гласа ми при писането или контрола върху менюто ми, казва Вивиан Хауърд, готвач в Кинстън, Северна Каролина и автор на готварската книга Deep Run Roots . Избягвайте да делегирате задачи, които наистина ви харесва, макар и тривиални. Те допринасят за цялостното ви щастие в работата, казва Nirdlinger. Може би обичате да резервирате собствени полети за командировка (и сте супер придирчиви към престоя).

Възлага ефективно

Открийте суперсилата на всички. Отделете време, за да опознаете по-добре съотборниците си и техните уникални умения. Всяка медицинска сестра има индивидуална страхотна черта, независимо дали това е демистифициращ медицински жаргон за пациентите или е най-доброто вземане на кръв, казва бившата психиатрична сестра Елизабет Скала, автор на Спрете изгарянето на медицинска сестра . След като намерите своя гуру на PowerPoint или професионалист за студен разговор, е по-лесно да поверите на човека тази задача за подпис.

Точни възможности за растеж. Дайте шанс на всеки да блесне. Делегирането не се отнася само до вас. Става въпрос за овластяване на хората да растат и да опитат нещо ново, казва Nirdlinger. Ако не можете да спрете да бъдете заети достатъчно дълго, за да делегирате, задържате екипа си. Задайте си въпроса: Кой наистина би могъл да се възползва от този опит или това предизвикателство? казва Лора Вандеркам, автор на Знам как го прави . Ако има някой, който би се учил от излагането на нов отдел, изпратете я на среща на ваше място.

Попитайте за доброволци. Понякога сме толкова затънали в нашата заетост, че не отстъпваме назад и виждаме кой е наоколо, за да помогне, казва Нирдлингер. Тя препоръчва да кажете на вашия екип, че се чувствам съкрушен. Има ли нещо, което забелязвате да правя, за което мислите, че бихте могли да помогнете? Хората обичат да бъдат полезни, казва Nirdlinger: Това ги кара да се чувстват оценени. Като координатор доброволец за „Хабитат за човечеството“ в Ноксвил, Тенеси, Тринити Едгар иска обратна връзка и пита доброволците каква задача биха искали да поемат. Искаме да сме сигурни, че им е удобно, докато ги подтикваме да разширят нивото на комфорт, казва тя.

Делегирайте във всички посоки, включително нагоре. Понякога връстникът е най-добрият човек за съответната работа; понякога задача, която ще ви отнеме часове, може да бъде изпълнена от мениджър с едно обаждане. Уведомете човека, че нейният опит или участие ще доведе до печалба на компанията. Внимавайте с езика си, казва Линдзи Полак, автор на Ставайки шеф . Използвайте думата подкрепа, помощ или насока, вместо да делегирате. На връстник, Дуфу предлага да каже, че наистина бих могъл да използвам вашата подкрепа, за да разреша този проблем. Можете ли да присъствате на тези три срещи на мое място и да дадете своя проницателен поглед? Кажете на мениджъра, че поемането на тези две неща ще премахне някои огромни бариери за проекта. Не премествате задачи от чинията си; вие изразявате какво трябва да се направи, за да се изпълни това задание извън терена.

Комуникирайте задачата

Изложете ясни очаквания. Яснотата е жизненоважна, когато делегирате някоя задача. Обяснете какво точно ви трябва и се съгласете за резултата, казва Стейси Браун-Филпот, главен изпълнителен директор на TaskRabbit. Бъдете конкретни (означава ли ASAP до утре или до 17:00 днес?) И не предполагайте, че някой ще изпълни задачата така, както вие естествено бихте направили. Различните поколения използват различни инструменти, казва Полак. Ако искате някой да напише ръчно благодарствено писмо, вместо да изпрати имейл, кажете точно това.

Покажи, не казвай. Демонстрирайте как изглежда успехът. Слушането на разговор за продажба и чуването на това, което казвате и как реагирате, обикновено е по-добро обучение от всеки скрипт, казва Полак. Или дайте на колегата си пет примера за това как изглежда превъзходството и примери за това какво да не прави. След като този човек ви е засенчил за известно време, казва Скала, бъдете напред и попитайте: Чувствате ли се удобно сега да го направите сами?

Рекламирайте нагоре всяка задача. Нека бъдем честни: Малко хора са развълнувани от идеята да резервират конферентна зала или да организират стая за доставка. Дори ако молбата ви не е секси, изразете я с ентусиазъм. Хората са гладни да учат и нетърпеливи да помогнат, когато питането е позиционирано като възможност, казва Дуфу. Например, ако имате нужда от някой, който да си прави бележки на ръководна среща, кажете: Тази среща е шанс за вас да влезете в прозореца за политиката на тази компания. Бих се радвал да присъствате и да си водите бележки. Хауърд добавя напомняне: Да бъдеш делегат не е да си диктатор. Бъдете добри за това.

Оценете дали работи

Решете как ще се чекирате. След като прехвърлите собствеността, определете как ще получавате актуализации. Настройте нещо, което да работи и с двете ви личности, казва Nirdlinger. Създайте времева линия и конкретизирайте какво очаквате на всеки контролно-пропускателен пункт, казва Браун-Филпот.

Отстранявайте заедно проблеми. Ако делегирането не върви добре, обърнете внимание какво не работи. Задайте поредица от честни въпроси: Имали ли сте цялата информация, от която се нуждаете? Имате ли нужда от обучение? Това нещо, което се чувствате комфортно ли правите? Участвайте в решението, за да превърнете разговора от защитен в тактически, казва Нирдлингер.

Карай с това. От време на време просто трябва да правите компромиси. Понякога не мога да формулирам визията си по разбираем начин, казва Хауърд. Трябва да бъдете отворени за начина на правене на нещата и да правите промени по пътя. Дори ако задачата не беше изпълнена перфектно, ако ви даде време да се съсредоточите върху друг важен проект или да си тръгнете достатъчно рано, за да ударите фитнеса или да приберете децата, това е категорична победа.