Стъпка 1: Хвърлете потвърдени разписки и фишове от банкомат

Почти всички ваши финансови документи могат да бъдат разделени на три категории: записи, които трябва да съхранявате само за календарната година или по-малко, документи, които трябва да съхранявате в продължение на седем години (типичният прозорец, през който данъчната ви декларация може да бъде одитирана), и документи, на които трябва да се придържате за неопределено време.

Например, наистина ли трябва да запазите всички тези разписки за теглене от банкомат? Не. След като сте проверили информацията, както се появява във вашия онлайн акаунт или във вашето месечно извлечение, можете да изхвърлите фиша за банкомат. Същото важи и за депозитни депозити и разписки на кредитни карти. Не пазете разписки за продажби за малки покупки, след като сте използвали задоволително елемента няколко пъти или гаранцията е изтекла. Съхранявайте касови бележки за големи покупки (всеки артикул, чиято цена за подмяна надвишава самоучастието на застраховката на собствениците на жилища или наемателите).

Малко след края на календарната година вероятно ще можете да изхвърлите (или по-безопасно, накъсате) множество допълнителна хартия, включително вашите заплати, месечни извлечения за кредитни карти и ипотечни кредити, сметки за комунални услуги (ако не са необходими за бизнес удръжки) и месечни или тримесечни отчети от брокерски и взаимни фондове за предходната година.

„Обикновено дейността през цялата година е подробно изброена във вашето окончателно изявление в края на годината, което прави всяко друго изявление излишно“, казва Ед Слот, CPA в Роквил Център, Ню Йорк. Например окончателният ви стаж за заплащане и формуляр W-2 документират всичките ви приходи за годината, ако работите за някой друг; ако сте самостоятелно заети, вашите 1099 формуляра правят същото за вас. По същия начин повечето инвестиционни компании и някои издатели на кредитни карти изпращат изчерпателни отчети през януари. „Съхранявайте месечните актуализации, докато не ги съгласувате с обобщенията в края на годината“, казва Slott.

Стъпка 2: Придържайте се към окончателните отчети до седем години

Ще трябва обаче да задържите тези окончателни извлечения по кредитни карти, заедно с вашите W-2 и 1099, за поне три години и за предпочитане за седем. Службата за вътрешни приходи има до три години от датата, на която подавате данъчната си декларация, за да я разгледа за грешки и до шест години, за да извърши одит, ако има основание да подозира, че сте подценили брутния си доход с 25 процента или повече. (Няма давност за всеки, който умишлено е извършил измама.) Всъщност ще трябва да запазите всички документи, които подкрепят връщането ви, докато този прозорец за одит не се затвори. Сред допълнителните документи, които трябва да запазите: отменени чекове и касови бележки за всички приспадащи се бизнес разходи (като тези за развлечения, оборудване за домашен офис и професионални вноски), вноски по пенсионна сметка, благотворителни дарения, сметки за грижи за деца, извън - джобни медицински разходи, издръжка и плащания на ипотечни лихви и данъци върху имуществото.

Освен ако не сте подали съзнателно фалшива декларация, можете да хвърлите тези подкрепящи документи след три до седем години, в зависимост от това колко ясна е вашата данъчна ситуация.

Но не изхвърляйте действителните данъчни декларации или обобщенията в края на годината на вашите инвестиционни сметки, дори след като шансовете за одит са почти изчезнали. Тези документи не заемат много място и могат да бъдат много полезни за бъдещо финансово планиране.

За целите на застраховката вие също ще искате да запазите разписки за големи покупки и разписки, които показват колко сте платили за домашни подобрения за неопределено време, както за удовлетворяване на потенциални купувачи, така и за намаляване на възможните данъци върху капиталовата печалба, когато продавате дома си. От решаващо значение е да запазите фишовете за потвърждение, които показват обозначенията на бенефициентите и покупната цена на акциите, взаимните фондове и всички други инвестиции, които притежавате; вижте тези записи за неопределено време, защото някой ден, казва Слот, „вие или вашите наследници ще трябва да знаете точно колко сте платили, за да определите печалбата от вашата инвестиция за данъчни цели“.

Стъпка 3: Подарете на документите си дом

Ако имате резервна стая или ъгъл, който можете да определите като мястото, където се занимавате с документи, страхотно; в противен случай, чекмедже, шкаф или килер, където можете да съхранявате сметки и текущи записи, разположени близо до маса, на която можете да пишете чекове, ще свърши работа. Що се отнася до доставките, ще намерите папки или пликове от манила, които ще ви бъдат полезни за подаване на документите, както и картотеката или картонената кутия за съхранение на записите.

Съхранявайте волята си, свидетелствата за раждане и брак, застрахователните полици, имотните документи и други постоянни записи на сигурно, но достъпно място в близост до другите ви финансови документи, така че вие ​​и вашите наследници винаги ще можете да стигнете до тях бързо, ако се наложи .

Стъпка 4: Бъдете систематични

Имате план за обработка на цялата хартия. Изберете място, където ще сложите сметките, да речем, плик от манила, чекмедже или пластмасова кутия или сортиращо устройство и хвърлете във всеки плик, когато пристигне по пощата. След това, когато седнете да плащате сметките си, ще имате всички необходими документи на едно място.

Сега тук е ключът: След като платите сметката или проверите извлечението, подайте я незабавно. „Вашата цел трябва да бъде да докоснете лист хартия възможно най-малко пъти, вместо да го разбърквате от купчина на купчина“, казва Пола Бойер Кенеди, финансова плановица в офиса на Ърнст енд Янг в Минеаполис. „Ако залепите сметката обратно в чекмеджето, след като я платите, тя ще намери приятели и те ще се чифтосват и ще произвеждат потомство. Доста скоро ще имате истинско котило. '

Отново, много елементарна система за подаване на документи е всичко, от което се нуждаете. Най-простият метод е да хвърлите всичко, което е свързано с данъците, в един съд, веднага щом приключите с него will чекмедже, картотека, хартиена пила за акордеон или дори кутия за обувки. По този начин, когато сте готови да попълните данъчната си декларация, ще имате всички документи, от които се нуждаете, на една ръка разстояние. Като алтернатива можете да създадете малко по-организирана система в самото начало, с отделни файлови папки за основните категории от живота си. Можете например да обозначите папките си по тип акаунт (извлечения от кредитни карти, извлечения от посреднически услуги, сметки за комунални услуги и т.н.) или по данъчна категория (приспадащи се бизнес разходи, благотворителни вноски и т.н.) или по финансова цел ( жилища, пенсиониране, колежански фонд и др.). Първоначално това може да отнеме повече време, но в дългосрочен план ще спести време.

Стъпка 5: Справете се с изоставането

След като разполагате със система, все още трябва да се справите с всички купчини, които вече сте натрупали. Вместо да стартирате масивна реорганизация, започнете със сортиране на малък стек наведнъж. Можете да отделите половин час на ден, за да преглеждате стари вестници, може би докато гледате новини или слушате музика.

Ще бъдете изумени от разликата, която има малка организация. „Хората не осъзнават колко плащат в резултат на това, че финансовите им документи са в безпорядък - късно задържане на кредитна карта тук, загуба на данъчно облекчение там“, казва Стефани Дентън, професионален организатор в Синсинати. Още по-големи обаче могат да бъдат дългосрочните умствени и финансови ползи. След като се организирате, „можете да съсредоточите умствената си енергия върху наистина важните неща, като инвестициите и финансовите си цели“, казва Тери Савидж, автор на Дивата истина за парите ( amazon.com ). „Подреждането на финансовите ви документи изплаща големи дивиденти на спокойствие.“