Поставете хартията на нейното място

Общото правило за документите е да изхвърлите всичко. Клиентите ми винаги изглеждат смаяни, когато казвам това. Разбира се, не искам да кажа, че трябва да премахнем документите изцяло. Просто се опитвам да разбера колко решителност ни е необходима, за да изберем само тези, които са абсолютно необходими, и да отхвърлим останалите. Листовете хартия изглеждат толкова тънки; често се придържаме към тях, без наистина да се замислим. Колкото повече документи натрупваме, толкова повече време отнема намирането на конкретни документи и толкова по-трудно е да ги подредим.

предавания, които да гледате през нощта това лято

Започнете, като съберете всичките си документи на едно място и разгледайте всеки един. Дори хартиите, които са в пликове, трябва да се изваждат и проверяват страница по страница, в случай че с тях се смесят рекламни листовки или друг нежелан материал.

Може да е полезно да сортирате документи по категории, докато преглеждате съдържанието. Това прави подаването им, когато сте готови, по-бързо и по-лесно. Документите могат да бъдат най-общо разделени в три категории: чакащи, запазване, защото трябва, и запазване, защото искате.

СВЪРЗАНИ: Как да премахнете хартиената бъркотия само за 5 минути на ден

Категорията чакащи включва документи, които се нуждаят от някакво действие, като например неплатени сметки. Препоръчвам да ги съхранявате в една изправена кутия, докато не се справите с тях. По този начин те няма да се бъркат с документи в други категории.

След това нека разгледаме документите, които трябва да запазим. Сортирайте ги по категории и ги съхранявайте в шкаф или в папки на рафт. Ако не е необходимо да съхранявате оригиналите, можете да ги сканирате и съхранявате по електронен път. В този случай, вместо да ги сканирате, докато сортирате, е по-ефективно да ги поставите в купчина за сканиране по-късно и да направите сканирането наведнъж.

Последната категория са документи, които искате да запазите по други причини. Те може да включват документи, които искате да запазите като справка, или такива, които всъщност предизвикват радост за вас. Но тъй като отскокът е често срещан проблем, когато хората се държат на нещата само защото, имайте предвид, че основното правило за документите е да ги изхвърлите всички.

В моите уроци по подреждане, когато клиент има трудности да реши кои документи да запази и кои да изхвърли, аз започвам въпроси за всеки от тях – неща като Кога имаш нужда от това?, От колко време го имаш?, Колко често ходиш обратно и го погледнете?, Можете ли да намерите същото съдържание в интернет?, Запазихте ли го вече на компютъра си?, Какъв проблем би бил, ако го нямаше?, и Наистина ли искри радост? Ако се въздържате от предпоставката, че трябва да ги изхвърлите всички, опитайте да си представите, че току-що влязох в офиса ви и обявих, че ще разкъсам всичките ви документи. Какво би направил? Кои бихте се опитали да спасите от шредера?

Как да съхранявате документи, така че никога да не отскочите

Докато спазвате трите ми правила за съхранение, никога няма да се върнете към хартиената бъркотия.

подобни продукти

един Категоризирайте всяка хартия до последния лист.

Започнете, като сортирате документите си в ясни категории, като презентации, проектни предложения, отчети и фактури. Използвайте каквато система работи най-добре за вас. Сега е моментът да категоризирате вашите документи по начин, който улеснява живота ви.

две Съхранявайте документите си изправени.

За оптимална ефективност е от решаващо значение да съхранявате документи във висяща файлова система. Поставете всяка категория документи в отделна папка и ги съхранявайте в шкаф за документи или изправени в кутия за документи, поставена на рафт. Съхраняването им по този начин ви улеснява да видите колко хартия имате. Освен това изглежда спретнато и подредено.

3 Направете чакаща кутия.

Съхранявайте само онези документи, с които трябва да се справите този ден. Когато обработите чакащи документи, изхвърлете тези, които не е необходимо да се съхраняват.

колко дълго тиквеният пай остава добър

След като подредите документите си и решите къде принадлежи всяка категория, погледнете работното си пространство и определете максималното пространство, с което разполагате, за да ги съхранявате. Когато надвишите този капацитет за съхранение, хартията ще започне да прелива. Това е сигнал, че трябва да преразгледате какво има. Като проверявате редовно по този начин, можете да поддържате документите си подредени по всяко време.

СВЪРЗАНИ: В последната си книга Мари Кондо разкрива как да намерите работа, която предизвиква радост

как да напиша страхотна благодарствена бележка

Corral Вашата колекция от книги

Бестселър, който сте се надявали да прочетете някой ден, книга с инструкции за счетоводството, която сте закупили, за да подобрите уменията си, книга, получена от клиент... какви видове книги имате в работното си пространство?

Книгите са пълни с ценни знания, които могат да ни помогнат да вършим работата си. Когато се съхраняват на нашите бюра или на рафтовете ни, те могат да ни вдъхновят или да почувстват сигурност. Четенето им може да повиши мотивацията ни, а само показването им може да добави личен щрих към нашето пространство. В действителност обаче често държим книгите на работа по грешни причини.

Една от моите клиенти имаше библиотека в офиса си, пълна с непрочетени книги. Когато ги преброихме, бяха над 50 и повече от половината стояха на рафта от две или повече години. Ще чета колкото мога по време на следващата си ваканция, заяви тя. Когато се срещнахме отново, обаче, не бях изненадан да чуя, че тя се е отказала до края. Повечето от книгите, които успя да прочете, бяха последните й покупки. Да ги оставя непрочетени ми се струваше такава загуба, че реших да прочета бързо, за да ги прочета, каза тя. Но започнах да чувствам, че го правя просто от чувство за дълг. Не ми донесе никаква радост. Това ми се стори още повече загуба, така че реших да пусна много от тях. В крайна сметка тя реши да държи само внимателно подбрани 15 в кабинета си.

СВЪРЗАНИ: Най-добрите книги за 2020 г. (досега)

Когато подреждате книгите си, започнете, като ги съберете на едно място. Може би си мислите, че би било по-добре просто да ги изберете, като разгледате заглавията, докато все още са във вашата библиотека, но моля, не пропускайте тази стъпка. Книгите, които стояха твърде дълго на рафта, се превърнаха в част от декора. Умът ви не ги регистрира, дори когато са директно в полезрението ви и това затруднява да решите кои от тях предизвикват радост. Само като вземете всеки един в ръцете си, можете да ги видите като отделни същности.

колко струва премахването на целулита

Ако ви е трудно да прецените дали дадена книга предизвиква радост или не, опитайте да си зададете определени въпроси. Например кога го купихте? Колко пъти сте го чели? Искате ли да го прочетете отново?

Друг въпрос, който трябва да си зададете, е каква роля играе тази книга в живота ви. Книгите, които предизвикват радост, са тези, които ви мотивират и зареждат с енергия, когато ги четете и препрочитате, тези, които ви правят щастливи само като знаете, че са там, тези, които ви информират за най-новата информация, и тези, които ви помагат да изпълнявате работата си по-добре, като наръчници.

Последният въпрос, който трябва да зададете, е дали все пак бихте купили тази книга сега, ако я видите в книжарница, или тя е преминала най-високата си възраст по отношение на интереса ви към нея. Само защото сте платили за тях, не означава, че трябва да завършите четенето на всяка книга.

Целта на задаването на подобни въпроси не е да се принудите да изчистите безсмислено книгите си. По-скоро е да ви помогне да проучите връзката си с всеки един, който притежавате. Ако книгите предизвикват радост за вас, тогава правилният избор е да запазите толкова, колкото искате, с увереност.

Адаптирано от Joy at Work © 2020 от KonMari Media Inc. и Scott Sonenshein. Използва се с разрешение на Little, Brown and Company, Ню Йорк. Всички права запазени.

Мари Кондо е автор на бестселър s Променящата живота магия на подреждането (, amazon.com ; , bookshop.org ) и Радост в работата (, amazon.com ; , bookshop.org ) , и е звездата на Подреждане с Мари Кондо в Netflix. Скот Соненшайн е професор в университета Райс и автор на бестселъри Опъвам, разтягам (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• От Мари Кондо и Скот Соненшайн